Пандемия повышает эффективность бизнес-процессов

В антихрупких компаниях постоянно идет поиск новых алгоритмов и технологий решения бизнес-задач. Ведь даже негативные изменения могут дать стимул к развитию. Так, коронакризис помог руководителям обнаружить низкую эффективность некоторых рабочих процессов, стимулировал повышать компьютерную грамотность сотрудников и развивать новые форматы работы. В этом материале мы рассказываем о том, какие нововведения появились в компаниях в ответ на ограничения, вызванные пандемической реальностью.

1. Эффекты цифровизации компаний

По мнению руководителей компаний, одним из главных полезных эффектов пандемии является активное внедрение интернет-технологий. Освоение онлайн-практик часто было вынужденной необходимостью и требовало дополнительных финансовых вложений. Однако в большинстве случаев все вложения оказались оправданными: бизнес-процессы были оптимизированы, эффективность команд повысилась.

Интеграция онлайна и офлайна. Важным трендом во всех отраслях стало внедрение онлайн-инструментов, и многие компании при создании продуктов и услуг начали сочетать онлайн- и офлайн-форматы. Особую популярность интеграция форматов набирает в ивент-отрасли. Представители ивент-индустрии все чаще проводят гибридные мероприятия, где действие происходит и в онлайне, и в офлайне.

Использование онлайн-технологий положительно отразилось на коммуникации с клиентами. Благодаря дистанционным встречам компании и их заказчики существенно экономят время и успевают больше. Так, генеральный директор TalentTech отмечает, что с началом пандемии ожидал снижения деловой активности, однако бизнес достаточно быстро перестроился на взаимодействие в онлайне. 

А Анна Лунегова, основатель студии йоги «Материал», рассказывает, что по просьбам клиентов студия не стала отказываться от онлайн-формата после снятия ограничений. Люди могли регулярно посещать занятия, даже соблюдая режим самоизоляции или находясь в других странах.

Для сети фитнес-клубов «ДОН-Спорт» пандемия также стала катализатором развития онлайн-направления. Компания начала активно воплощать в жизнь новые идеи: проводить онлайн-марафоны, прямые эфиры с клиентами, челленджи, викторины, интерактивы. В результате коллектив «ДОН-Спорта» получил ценный багаж знаний и навыков, который сохранился и после снятия ограничений. Как отмечает Наталия Серафимова, генеральный директор компании, пандемия помогла осознать направления необходимых изменений.

Электронный документооборот. Рост компьютерной грамотности в компаниях способствовал активному переходу на использование мобильных устройств при обмене документами и построении внутренних коммуникаций.

Кадастровая компания «КОР» уже давно взаимодействует в электронном режиме с государственными структурами, а также некоторыми клиентами и партнерами. Большинство заказчиков раньше отказывалось от подобного формата. Но уже во время первой волны пандемии компания смогла продемонстрировать клиентам преимущества электронного документооборота, что облегчило множество рабочих операций, ускорило и упростило процесс обмена документами.

Онлайн-технологии для обучения и приема на работу. Тренд на «мобилизацию» компаний прослеживается и в процессах, связанных с обучением персонала. До пандемии обучение сотрудников часто проходило в офлайн-формате. Сейчас популярным стало онлайн-обучение – с помощью компьютера или мобильных устройств. Новый формат активно развивается благодаря удобству, скорости и эффективности. Дистанционное образование сотрудников позволяет не только снижать расходы компании, но и более адресно работать с персоналом. А офлайн-методы больше подходят для работы в командах, поскольку дают больше возможностей для налаживания коммуникации.

IT-технологии все чаще применяются компаниями, в том числе при подборе кадров. Для отбора подходящих кандидатов используются не только видеособеседования, но и искусственный интеллект. Современные технологии более точно, чем человек, могут определить, подходит ли кандидат организации, и даже могут выявить его психотип по мимике и голосу.

Выход на региональные рынки. Помимо этого, цифровизация компаний повысила их территориальную и социальную доступность, а также значительно расширила зону присутствия. Современные технические возможности делают реальным взаимодействие организаций с разными группами потребителей, в том числе инклюзивными. К примеру, если раньше выставочный и просветительский контент Музея русского импрессионизма были рассчитаны непосредственно на посетителей музея, то есть на жителей и гостей столицы, то теперь музей активно осваивает медиапространства и может работать с регионами.

2. Преимущества удаленного формата работы

Многие руководители считают, что за последний год темп работы их коллективов существенно вырос. Переход компаний на удаленку спровоцировал появление новых способов организации рабочего процесса. Например, теперь многие встречи и переговоры стали проходить в Zoom.

Кроме того, многие управленцы осознали преимущества дистанционного режима работы и не намерены отказываться от него и после завершения пандемии. Удаленка позволила снизить расходы на аренду помещений без сокращения штата и существенно освободить время сотрудников.

Новые инструменты внутренних коммуникаций. Руководители стали применять новые методы работы с персоналом, направленные на сплочение команды и повышение ее эффективности. Так, компания «ДОН-Спорт» после начала пандемии реорганизовала процесс разработки новых услуг. Теперь работа ведется в кросс-функциональных командах. Сотрудники отдела продаж, управляющие, тренеры, фитнес-менеджеры сообща работают над продуктами. По словам Наталии Серафимовой, генерального директора компании, чем больше людей было вовлечено в проекты, тем интереснее они становились.

А Максим Шапорин, руководитель телемедицинских сервисов «ТелеМед» и «ВетЭксперт», отмечает, что первые месяцы пандемии научили его команду более рационально использовать рабочее время. Сейчас на онлайн-совещаниях сотрудникам хватает 40 минут, чтобы обсудить все вопросы, раньше на это уходило гораздо больше времени. В кризисной ситуации коллектив выходит из зоны комфорта и работает интенсивнее, стараясь достичь большей эффективности.

Оксана Селендеева, руководитель школы программирования для детей Coddy, сравнивает перемены во внутренних бизнес-процессах с улучшением метаболизма в организме: коллектив стал работать эффективнее и быстрее. Она объясняет это стремлением поскорее воплотить в жизнь идеи, появившиеся вместе с новыми зонами роста.

Трансформация подходов к планированию и контролю. С переходом на дистанционный режим во многих компаниях стали вводиться системы ежедневной отчетности, чтобы избегать расхождений между плановой и фактической деятельностью и контролировать объемы выполненной работы.

Например, руководство компании «Библиотека ароматов» следило за эффективностью сотрудников на удаленке, обращало внимание на организованность и производительность каждого члена команды. Оказалось, что представители креативных профессий из дома работают эффективнее, чем обычно.

Развитие творческого потенциала сотрудников. Адаптация к изменившейся ситуации стимулировала создавать оригинальные идеи и открывать новые горизонты. Во многих компаниях сотрудники смогли расширить свои знания, улучшить навыки работы, заняться изучением другой специальности или полностью сменить профессиональное направление.

По словам Ильи Слепова, совладельца сети спортивных магазинов «Лаборатория бега RunLab», в его компании попробовать себя в новой роли согласились около 30% сотрудников и некоторые из них ярко проявили себя. Илья Слепов отмечает, что это был очень важный опыт как для команды, так и для бизнеса, и компания намерена дальше развивать творческий потенциал коллектива.

3. Оптимизация бюджетов и запуск новых бизнес-процессов

Сокращение офисных пространств. Экономический спад заставил многих работодателей пересмотреть потребность в офисных помещениях. По прогнозам Карины Яковлевой, генерального директора кадрового агентства Business Travel Job, после пандемии спрос на офисы будет снижаться, поскольку некоторые сотрудники останутся работать на удаленке.

Кроме того, с каждым годом растут земельный налог и налог на имущество, постепенно увеличиваются и эксплуатационные расходы. Поэтому, по словам Алексея Кораблина, генерального директора кадастровой компании «КОР», использование недвижимости под офисы становится нерентабельным. Выходом для крупных арендодателей может стать сотрудничество с госкорпорациями.

Развитие доставки. Пандемия значительно повлияла на сферу доставки и деятельность самых разных компаний, которым пришлось продавать товары и услуги онлайн. В начале пандемии спрос на доставку был обусловлен необходимостью: люди не хотели лишний раз выходить из дома. Теперь же многие оценили, насколько это удобно, доступно и позволяет экономить время. Это требует от компаний совершенно иного подхода к организации бизнес-процессов.

Акцент на развитие сайтов и работу в соцсетях. Онлайн-каналы продаж стали особенно актуальными для компаний, работающих в сфере розничной торговли. Режим самоизоляции способствовал развитию сайтов и соцсетей компаний, налаживанию сотрудничества с маркетплейсами. Например, на сайте сайкл-студий Rock the Cycle появились функции продления срока действия абонемента, покупки подарочного сертификата. Раньше сайт, приложения и соцсети были лишь дополнительными сервисами к тренировкам в студиях, а теперь стали играть более важную роль.

По словам Карины Яковлевой, генерального директора кадрового агентства Business Travel Job, до пандемии рекламный бюджет компании распределялся неэффективно – мало внимания уделялось рекламе в социальных сетях. Поэтому одному из сотрудников, помощнику рекрутера, оплатили обучение новой специальности – SММ-менеджера.

Сеть ювелирных магазинов WANNA?BE! весной 2020 года запустила через социальные сети реферальную программу.